صندوق فروشگاهی چیست و چه کاربردی دارد؟

صندوق فروشگاهی یک دستگاه برای محاسبه و ثبت خرید و فروش در انواع فروشگاه‌­ها، رستوران‌ها، هایپرمارکت‌­ها و قلب تپنده‌­ی هر کسب و کار است. این سیستم با ثبت فاکتور خرید و فروش توسط نرم افزار حسابداری که روی آن نصب شده، باعث ثبت دقیق و کنترل درست جریان نقدی و موجودی می­‌شود. این دستگاه به همراه بارکدخوان، کشوی پول و چاپگر صدور فیش، چاپگر لیبل و اتصال به انواع کارتخوان­‌های بانکی امکان مدیریت بهتر و تسریع در انجام عملیات مهم و پیچیده‌ی مالی به ساده ­ترین روش را فراهم می­‌کند و میزان خطای انسانی را به نزدیک صفر می‌رساند.

با بایامگ همراه باشید تا با این تکنولوژی جذاب بیشتر آشنا شوید. می‌توانید برای مطالعه‌ی بیشتر به مقاله‌ی “راهنمای خرید صندوق فروشگاهی” مراجعه کنید.

مزایا و قابلیت‌های صندوق فروشگاهی

1- صرفه جویی در زمان

 با روی کار آمدن صندوق‌ فروشگاهی، دیگر نیازی به استفاده از فاکتورهای دست‌نویس قدیمی و حساب و کتاب‌های طولانی و زمان‌بر مخصوصاً در فروشگاه‌های بزرگ نیست. با خرید و نصب صندوق فروشگاهی همراه نرم افزار حسابداری، فاکتورهای فروش به صورت الکترونیکی صادر می‌شوند. بنابراین در زمان و انرژی صرفه جویی شده و مدیریت مشتریان و فروشگاه آسان­ تر می شود.

2-کمک به مدیریت بهتر و تسریع فرآیند حسابداری

زمانی که از صندوق مکانیزه ­ی فروش استفاده می­‌کنید، فرآیندهای حسابداری و انبارداری شما با دقت ثبت می­‌شود. بنابراین می­‌توانید گزارشات روزانه یا هر بازه‌ی زمانی که مد نظرتان است را در کوتاه ­ترین زمان دریافت کنید. همین امر سرعت انجام امور حسابداری را بالا برده و باعث کاهش هزینه­‌ی نیروی انسانی می­‌شود. این اطلاعات کمک بزرگی به مدیریت قیمت گذاری، شناخت سلیقه ­ی مشتری و مشخص شدن کالاهای پرفروش می­‌کند. بنابراین بر اساس این اطلاعات، می­‌توانید استراتژی­‌های جدیدی برای افزایش فروش یا تعیین زمان حراج در نظر بگیرید.

3- کاهش درصد خطا

استفاده از صندوق فروشگاهی، میزان اشتباهات محاسباتی را به حداقل میزان ممکن می‌رساند. همچنین احتمال خطای انسانی را در اعلام موجودی، قیمت کالا، جمع مبلغ فاکتور و درج مبلغ بر روی کارتخوان بانکی هنگام پرداخت را کاهش می­‌دهد.

4- مدیریت موجودی

در هر کسب و کار فروشگاهی، اطلاع از موجودی و ثبت دقیق تعداد سفارشات از اهمیت بسیاری برخوردار است. با استفاده از صندوق فروشگاهی، هنگامی که یک محصول فروخته شد، موجودی آن در سیستم در لحظه کم می‌شود. بنابراین مسئول انبار می­‌تواند با چک کردن این اطلاعات در هر لحظه، از میزان آمار و ارقام اجناس با خبر شود تا اگر مثلا محصولی نیاز به شارژ مجدد داشته باشد، خریدهای لازم را انجام دهد. این امکان برای کسب و کارهای بزرگ که محدود به یک محل نیستند و یا انبار مشترک دارند، حیاتی است. همچنین اگر محصولی فروش خوبی نداشته باشد، می‌­توانید سریع در جریان آن قرار بگیرید تا برای جلوگیری از متضرر شدن، برنامه‌ای برای آنها پیاده کنید.

5- مدیریت مشتریان و طرح­ های تشویقی

یکی دیگر از قابلیت­‌های صندوق مکانیزه‌ی فروش، نگهداری سابقه ­ی خرید مشتریان است. این موضوع می‌تواند برای ایجاد باشگاه مشتریان و تخصیص تسهیلات برای مشتریان وفادار بسیار مفید باشد. بسیاری از تحقیقات نشان می‌دهد که مشتریان درخرده‌فروشی‌هایی که از برنامه‌های جذب مشتری و وفادار نمودن آن‌ها به فروشگاه خود استفاده می‌کنند، پول بیشتری خرج می‌کنند. بنابراین مشتریان ترجیح می­‌دهند خرده‌فروشانی را انتخاب ‌کنند که تخفیف­‌های تشویقی یا پله­‌ای برای وفاداری مشتریان به فروشگاه خود در نظر بگیرند.

6- مدیریت نیروی انسانی و کارکنان

توانایی مدیریت آسان‌­تر کارمندان و تعیین شیفت کاری، یکی از قابلیت ­های مهم و پر استفاده­‌ی صندوق فروشگاهی است. در این صندوق­‌ها می‌­توان برای هر کارمند سطح دسترسی و اکانت خاصی تعیین کرد تا در پایان روز، میزان کارکرد و فروش هر کارمند مشخص باشد. از این طریق می‌توان روی ساعات کاری و بازدهی کارمندان نظارت داشت و از سواستفاده‌های احتمالی جلوگیری کرد. همچنین می­‌توان با تعیین پاداش برای کارکنانی که بازدهی و فروش بالاتر داشتند، سایر کارکنان را نیز برای تلاش بیشتر تشویق کرد.

7- امکان اتصال به دستگاه های دیگر

صندوق فروشگاهی برای فروش طراحی شده است، بنابراین تعداد پورت­‌های بیشتری نسبت به کامپیوترهای خانگی و دستگاه­‌های all in one دارد. با استفاده از این پورت‌ها می‌توانید دستگاه‌­های مهم دیگری مانند بارکدخوان و چاپگر صدور فیش را به صندوق فروش خود متصل کنید. اتصال این دستگاه‌ها، با افزایش سرعت کار، از ایجاد صف‌های طولانی توسط مشتریان جلوگیری کرده و مدیریت ثبت خرید و فروش را آسان­ تر می­‌کند.

8- مقاومت بیشتر صندوق فروشگاهی در برابر عوامل محیطی

در محیط­‌هایی مانند فروشگاه و رستوران به دلیل تردد زیاد، امکان برخورد ضربه­ به کامپیوترهای فروشگاهی وجود دارد. همچنین این محیط‌­ها به صورت معمول دارای رطوبت و گرد و غبار زیادی هستند. صندوق مکانیزه فروش به گونه‌­ای طراحی شده است که در انواع محیط های کاری استفاده شود. بنابراین این صندوق­‌ها در برابر گرد و غبار، رطوبت، پاشش مایعات، ضربه و تغییرات دما مقاوم هستند. صندوق­‌های فروش بدون فن (Fanless) هستند که همین موضوع این دستگاه‌ها را از سرویس‎‌های دوره‌ای بی نیاز می‌سازد و این موضوع یکی از مزایای عمده‌­ی برتری آن­ها به رایانه­‌های شخصی و دستگاه‌­های All in one محسوب شده و باعث می­‌شود گرد و غبار محیطی و رطوبت تاثیری بر عملکرد آن­ها نداشته باشد.

9- هزینه ی پایین تر در درازمدت

شاید در نگاه اول قیمت خرید یک صندوق فروشگاهی بالاتر از رایانه یا All in one به نظر برسد. اما به این نکته توجه کنید که رایانه­‌ی معمولی برای استفاده‌­ی فروشگاهی طراحی نشده‌است، بنابراین هزینه‌ی نگهداری آن در میان مدت بالاتر است.

برخی از مزایای صندوق فروشگاهی به رایانه عبارتند از:

  • صندوق فروشگاهی مقاومت سخت افزاری بالاتری دارد و امکان ایجاد نقص فنی در هنگام فروش در آن کمتر از کامپیوترهای خانگی و اداری است.
  • کامپیوترهای خانگی و اداری معمولا پس از مدتی نیاز به نصب مجدد ویندوز و رفع عیوب سخت افزاری دارند که این نیاز در صندوق فروشگاهی وجود ندارد.
  • کار کردن با صندوق‌های فروشگاهی به دلیل وجود صفحه لمسی و پیچیده نبودن فرآیند استفاده بسیار راحت­‌تر است. بنابراین اپراتور در زمان اندکی می‌­تواند به کار کردن با آن مسلط شود.
  • با وجود کارکرد بالا، طول عمر متوسط صندوق فروشگاهی حدود 10 سال است در حالی که کامپیوترهای خانگی و اداری با حجم و محیط کاری مشابه، حدود 3 الی 5 سال قابل استفاده است.
  • صندوق فروشگاهی به دلیل طراحی بدنه و وزن بالاتر، روی میز ثابت قرار می­‌گیرد و تعادل آن با ضربه از بین نمی رود. اما در مورد کامپیوترهای خانگی و اداری این امکان وجود دارد که جابجا شده و حتی سقوط کند.
  • امکان اتصال نمایشگر دوم برای مشتری، کارتخوان مغناطیسی، کیبوردهای قابل برنامه‌­ریزی و انواع کارتخوان بانکی به صندوق های فروشگاهی وجود دارد اما این امکان در کامپیوترهای خانگی و اداری وجود ندارد.

سرمایه‌گذاری برای خرید یک صندوق مکانیزه فروشگاهی استاندارد، یک تصمیم تاثیرگذار بر سود شماست. زیرا استفاده از کامپیوتر خانگی و اداری و یا یک صندوق فروشگاهی غیر استاندارد می‌تواند حتی کوچک‌ترین موضوعات را پیچیده کند. پس به جای اینکه به دنبال صندوق فروشگاهی غیر استاندارد ارزان قیمت و یا کامپیوترهای خانگی و اداری باشید، به دنبال سیستم مکانیزه­‌ای باشید که کیفیت و عمر مفید و خدمات و پشتیبانی خوبی داشته باشد.

اجزای صندوق فروشگاهی

قبل از معرفی اجزای صندوق فروشگاهی، به این نکته توجه کنید که برخی از نرم افزارها با سخت افزارهای مشخصی سازگاری دارند. برای دستگاه­‌های جانبی مانند چاپگر صدور فیش نیز همین قاعده برقرار است. بنابراین قبل از خرید در این باره تحقیق کنید تا دچار مشکل نشوید. پیشنهاد ما انتخاب برندی مانند بایامکس است که تمام لوازم جانبی مورد نیاز برای فروش را تولید می کند. بنابراین احتمال ناسازگاری دستگاه‌­ها با هم به صفر می رسد.

1- مانیتور لمسی

مانیتور صندوق مکانیزه‌­ی فروش، لمسی است و مانند مانیتورهای قدیمی بزرگ و جاگیر نیست. همچنین برخی از صندوق‌­های فروشگاهی امکان داشتن دو مانیتور را دارند که مانیتور کوچکتر روبروی مشتریان قرار می‌‌گیرد تا روند صدور فاکتور پرداخت را مشاهده کنند و حس اعتماد در آنان تقویت شود.

2- دستگاه کارتخوان

با توجه به اینکه روز به روز به تعداد استفاده کنندگان از کارت­‌های بانکی افزوده می شود، باید در فروشگاه امکان استفاده از این کارت­‌ها فراهم باشد.

3- کشوی پول

با وجود اینکه اکثر افراد ترجیح می­‌دهند که خرید خود را با کارت بانکی انجام دهند، باز هم برخی از مشتریان برای خریدهای کوچک ممکن است از پول نقد استفاده کنند. بنابراین از زمان­‌های قدیم تا اکنون، کشوی پول جزو جدایی ناپذیر صندوق­‌های فروشگاهی به حساب می‌­آید.

4- چاپگر صدور فیش

پس از پرداخت، یک فیش که شامل اقلام خرید، جزییات قیمت هر کالا و مبلغ نهایی پرداخت شده است برای مشتری صادر می‌­شود. این فیش توسط چاپگر صدور فیش چاپ شده و معمولا برای ارائه‌­ی خدمات پس از فروش مانند تعویض کالا، ضروری است

5- بارکدخوان

بارکدخوان با اسکن کردن بارکد موجود روی بسته‌­بندی یا تگ کالا، اطلاعات و قیمت محصول را در کسری از ثانیه به صندوق منتقل کرده و فرآیند محاسبه و پرداخت را آسان تر و سریع­تر می‌کند.

6- چاپگر لیبل

برای چاپ بارکد برای کالاهایی که بارکد ندارند و یا درج قیمت روی کالاها، چاپگر برچسب با امکان چاپ بر روی لیبل‌­های برچسب دار این امکان را با بهترین کیفیت و سرعت بالا فراهم می کند.

قانون لزوم استفاده از صندوق فروشگاهی

در کشور ما از ابتدای سال ۱۳۹۲ برخی اصناف ملزم به استفاده از سامانه­‌ی صندوق فروش مکانیزه (POS) فروشگاهی یا رایانه‌­ای که دارای سیستم نرم افزار فروشگاهی و صدور الکترونیکی صورت‌حساب فروش (فاکتور) است، شده­‌اند. این صورت­حساب باید مطابق نمونه اعلام شده در دستورالعمل ماده‌­ی ۱۹ قانون مالیات بر ارزش افزوده و ماده‌­ی ۱۶۹ قانون مالیات‌های مستقیم باشد. بر اساس این قانون مؤدیان مالیاتی ملزم به استفاده از سامانه صندوق فروشگاهی یا کامپیوتر دارای نرم ‌افزار فروشگاهی هستند. در صورت استفاده نکردن از سامانه‌های مذکور از معافیت مالیاتی مقرر در قانون برای سال مربوط محروم خواهند شد.

بازگشت هزینه‌های نصب صندوق فروشگاهی:

همانپونه که گفته شد تمامی کسب‌وکارهای خرد در کشور بر اساس تفاهم‌نامه‌ای که بین وزارت صنعت و معدن، شورای اصناف و سازمان نظام صنفی رایانه‌ای کشور به امضا رسیده باید به صندوق فروشگاهی (pos) مجهز شوند. اما هزینه‌های انجام شده بابت خرید، نصب و راه‌اندازی دستگاه سامانه صندوق فروشگاهی (pos) یا رایانه توسط صاحبان مشاغل مذکور، از درآمد مشمول مالیات مؤدیان در اولین سال استفاده قابل کسر خواهد بود. 

‫0/5 ‫(0 نظر)